INFORMACIÓN IMPORTANTE
Lee con detenimiento la siguiente información, recuerde dar clic donde aparecen los enlaces.Recursos Básicos del Archivo y Principios de Ordenamiento: Ver Presentación
Clasificación, Ordenación y Descripción: Ver Presentación
Sistema de Ordenamiento Numérico: Ver Información
Sistema de Ordenamiento Geográfico: Ver Información
SISTEMA NUMÉRICO
Representa el ordenamiento a base de números; éstos se usan como índices, guías, subguías y carpetas.
Este principio es indirecto porque requiere consultar un tarjetero, un manual, o un registro alfabéticos; es decir, un índice alfabético para determinar el número que le corresponda a cada cliente.
Usos
El sistema numérico debe implantarse de preferencia en:
- Grandes compañías cuyos archivos están en rápida expansión; es decir, por razones de carácter organizativo.
- Empresas de seguros, para archivar sus pólizas, siniestros, títulos de capitalización, acciones, entre otros.
- Entidades financieras, para números de cuentas corriente y de ahorro, créditos hipotecarios, facturas, tarjetas de crédito, entre otros.
- Instituciones docentes, para el código de alumnos, de asignaturas de programas, entre otros.
- Para archivos públicos, donde llevan los registros de nacimientos, defunciones, matrimonios, cedulación, tarjetas de servicios médicos, escrituras, matrículas inmobiliarias, licencias de conducción, tarjetas de propiedad, entre otros.
- Para manejo de expedientes, con el fin de establecer una reserva, en procesos que la requieran.
- En los hospitales, clínicas, consultorios, centros médicos, entre otros, para llevar las historias clínicas de los pacientes.
- Compañías dedicadas a la finca raíz, para el número de escrituras, matrículas inmobiliarias, entre otros.
- Compañías constructoras, para sus proyectos.
- Oficinas de abogados, médicos, odontólogos, contadores, entre otros.
- Compañías dedicadas a la venta de vehículos, electrodomésticos y repuestos de los mismos, que se distinguen por referencias numéricas.
Ventajas
- Permite una expansión conveniente.
- Ofrece mayor precisión y exactitud.
- Garantiza absoluta reserva.
- La rápida visualización permite la identificación de la secuencia para evitar y corregir errores.
Desventajas
- Puede ocurrir transposición de números, por ejemplo, 569 por 596
- Si se archiva un documento en una carpeta errada, se dificulta su localización
- Por ser un sistema indirecto, exige un índice de consulta
- Necesita personal especializado
ACTIVIDAD
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•Pastrana Yulieth Natalia
ResponderEliminar•Rojas Alvarado Laura Valentina
•11-3
•a.¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
•RTA: Para ello hay que contar con herramientas de gestión documental adecuadas.
•Es imprescindible conocer cuáles son las herramientas de gestión documental más adecuadas para cada empresa; para poder tratar la documentación de la manera más adecuada.
•la organización documental como el proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una organización o una empresa.
•No resulta una tarea fácil, pero una vez realizada y teniendo un buen conocimiento de la manera en que han sido organizados los documentos resulta mucho más fácil y simple su consulta así como cualquier otro tipo de interacción con los mismos. Lo que nos ahorrará mucho tiempo y más de un dolor de cabeza por no saber dónde se encuentra un documento.
•b.¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
•RTA: Tienen varios lugares específicos de estrategias y conservación en relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas.
•c.¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
•RTA: La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
•La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación.
•La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc.
•La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
•La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias.
REY CASTRO MARIANA
ResponderEliminarVALENTINA MOJICA
11-3
•a.¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
R=La gestión documental es muy importante para el buen funcionamiento de la empresa. Para ello hay que contar con herramientas de gestión documental adecuadas.
Este campo abarca numerosas acciones como: tratamiento de los documentos, el flujo de los mismos, su distribución, consulta, reproducción, almacenamiento, envío, recepción, mejora, y destrucción de los documentos, ya sea en formato físico o electrónico. Para ello utilizamos diversas herramientas de gestión documental, entre las que incluimos tanto el software como diferentes aplicaciones o las plataformas web.
Hoy en día existen numerosas herramientas de gestión documental, por lo que a veces no resulta fácil saber cuáles son las que mejor se adaptan a cada negocio. Por eso a veces la mejor opción es consultar con una empresa que ofrezca servicios de gestión documental y confiar en ellos todo lo relacionado con la gestión documental de nuestra empresa.
•b.¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
tienen distintos lugares especificos ya que poseen archivos en fisico como diditales y de otros tipos
c.¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
sistema ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental)un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental.
Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.
ALYSON ESPINOSA
ResponderEliminarLUISA MORA
11-3
¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
Para la organización y el buen funcionamiento de mis documentos debo contar con herramientas de gestión documental adecuadas. Normalmente ordeno, clasifico y describo los documentos para que luego me resulte más fácil la consulta y todo tipo de interacción con los documentos.
Clasificar: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado. En mi caso yo clasifico por materias, es decir, este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
Normalmente en una empresa se guardan los documentos en archivos donde estos serían organizados en una biblioteca o en un lugar específico para llevar un orden. También es muy utilizado el archivo digital donde es mucho más fácil la realización y protección de documentos.
¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario, las fechas de los documentos, la secuencia de los números, o la combinación de varios de ellos (como es el caso del alfanumérico).
Si se va a ordenar de forma alfabética la mejor forma de hacerlo es según el sistema temático, éste supone la definición exacta, concisa, específica y clara de los asuntos. Para facilitar la localización de los documentos se emplean guías y subguías, que actúan como instrumentos de localización.
VALENTINA BORDA
ResponderEliminarLAURA ROBLES
11.3
A: ¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
-La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada. Los procesos que se derivan de la organización de un archivo se pueden realizar tanto en las oficinas como en las dependencias del cliente. Es por esto que para una buena organización consideramos que lo mejor es el sistema de clasificación por orden alfabético.
-Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto). Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios. Este método tiene ventajas como, La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
-Teniendo en cuenta que este sistema se divide en:
1: Por nombres de personas naturales.
2: Por nombres de razones sociales.
3: Por nombres de lugares geográficos.
4: Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas, materia.
B: ¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
-Lo archivos Tienen varios lugares específicos de estrategias y conservación en relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas. Cada empresa tiene Grupo de Gestión Documental, que vela porque los depósitos de la documentación en los Archivos de Gestión y Archivo Central, cumplan con las condiciones mínimas de ventilación, iluminación y demás condiciones que garanticen su integridad física y funcional, sin que se altere su contenido. Cualquier necesidad de mantenimiento o adecuación de las instalaciones de archivo se debe tramitar de acuerdo con lo definido en el Proceso Gestión Administrativa.
C: ¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
-SISTEMA ALFABÉTICO POR ASUNTOS-CONCEPTO
A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el
sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o
razón social no se considera al organizar los documentos. En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el tema central y del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.
-USOS
1: Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y proyectos que están adelantando.
2: Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones
docentes, para su material didáctico.
3: Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la
identificación archivística por grupos.
4: Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el interés se
enfoca en el conjunto.
-CLASES
1: Estilo diccionario
2: Estilo enciclopedia
JULIANA AYSHA LUANGO ANDRADE
ResponderEliminarMELANINE YURLEY URIETA CASALLAS
11-3
1. ¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
-Herramientas de digitalización: Es pasar toda la documentación que se tiene a papel u otro soporte físico o formato digital, ya sea escaneado o transcribiendo la información.
-Herramientas de organización: Es la organización de los documentos como lo es el proceso archivístico con la ordenación y descripción de los documentos de la empresa.
-Herramientas de custodia: Esta abarca el servicio por el cual se administra la documentación ya sea física o en medio digitales.
-Herramientas de destrucción: Se dan uso a todas las herramientas de corte, ya que esta trata de la eliminación de datos de carácter confidencial que suele generarse en las empresas.
Algunos de los soportes documentales son :
-Procedimientos textuales, manuscritos y mecanografiados
-Electrónicos e informático
-Audiovisuales
2. ¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
Para la adecuada conservación de mis archivos no tengo un lugar específico, sin embargo lo mas optimo seria hacer uso de los estantes o mobiliarios,como bibliotecas, estos a su vez deberían cumplir con ciertas características:
Las estanterías:
-El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
-Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
-Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
El mobiliario:
-Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Entre otras características de carácter ambiental (humedad, temperatura, iluminación)
3. ¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
El sistema de ordenamiento que utilizo con mis archivos es el SISTEMA ALFABÉTICO este se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.
Considero que este sistema es muy efectivo debido a que es sencillo y muy eficaz a la hora de localizar archivos.
VALENTINA MORALES
ResponderEliminarMARIA PAULA CORREA
11-3
1.¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
La gestión documental es muy importante para el buen manejo de la empresa. Para ello hay que contar con herramientas de gestión documental adecuadas.
-Herramienta de gestión: Es aquel orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una organización o una empresa. Algunas de las herramientas de digitalización más utilizadas son los escáneres, que se utilizan para digitalizar los documentos en formato papel
-Herramientas de custodia: Es aquel en donde se administran la documentación ya sea física o en medios digitales.
-Herramientas de destrucción: Consiste en la eliminación de datos, muchas de las veces, de carácter confidencial que suelen generarse en las empresas.
2.¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
Conservación de documentos:Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.
Condiciones funcionales:
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en cuenta:
ESTANTERÍA
• El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos
• Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
• Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
MOBILIARIO.
• Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
3.¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
•Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
•Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
•Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
•Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
PAULA CAMILA NINCO HERNANDEZ
ResponderEliminarVIVIAN ANDREA PRADO ZULETA
11-3
1. ¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie
de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o
agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del
autor que los ha creado.
2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie
documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la
unidad de orden establecida para cada caso.
3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve
la estructuración dada al fondo.
2. ¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
Si, nosotras tenemos varios ligares que utilizamos para la debida conservación de nuestros archivos como por ejemplo:
- En un escritorio que cuenta con una mini estantería en donde almaceno mis libros escolares.
- También hacemos uso de una biblioteca donde guardamos libros de lectura.
- Por otra parte empleamos armarios en donde cada cajón corresponde a cierto tipo de documentos (Álbumes, A-Z, etc).
3.¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
bueno, nosotras organizamos nuestros documentos alfabéticamente y por tipos, por ejemplo, tenemos facturas, estas facturas las organizamos alfabéticamente (De la A a la Z), las archivamos en una A-Z y las guardamos en un sitio del armario. Así podremos ubicar de manera sencilla el archivo que necesitemos.
ZHARICK XIMENA GARCÍA
ResponderEliminarMARÍA JOSE RODRIGUEZ
MARÍA GABRIEL BUCHELLY
11.3
1. ¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
-HERRAMIENTAS DE DIGITALIZACIÓN Es pasar toda la documentación que se tiene a papel u otro soporte físico o formato digital, ya sea escaneado o transcribiendo la información.
-HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN: Es la organización de los documentos como lo es el proceso archivístico con la ordenación y descripción de los documentos de la empresa.
-HERRAMIENTAS DE CUSTODIA: Esta abarca el servicio por el cual se administra la documentación ya sea física o en medio digitales.
-HERRAMIENTAS DE DESTRUCCIÓN Se dan uso a todas las herramientas de corte, ya que esta trata de la eliminación de datos de carácter confidencial que suele generarse en las empresas.
SOPORTE DOCUMENTAL:
-Procedimientos textuales, manuscritos y mecanografiados
2.¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, media tecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.
MOBILIARIO: El mobiliario:
-Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
3.¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
ORDENACIÓN NUMÉRICA: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
ORDENACIÓN POR CONTENIDOS: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
ZULY VANESSA ORTIZ GUEVARA
ResponderEliminarJENNIFER ALEJANDRA RUIZ BAUTISTA
11-3
•a.¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
•RTA: Para ello hay que contar con herramientas de gestión documental adecuadas.
•Es imprescindible conocer cuáles son las herramientas de gestión documental más adecuadas para cada empresa; para poder tratar la documentación de la manera más adecuada.
•la organización documental como el proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una organización o una empresa.
•No resulta una tarea fácil, pero una vez realizada y teniendo un buen conocimiento de la manera en que han sido organizados los documentos resulta mucho más fácil y simple su consulta así como cualquier otro tipo de interacción con los mismos. Lo que nos ahorrará mucho tiempo y más de un dolor de cabeza por no saber dónde se encuentra un documento.
•b.¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
•RTA: Tienen varios lugares específicos de estrategias y conservación en relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas.
•c.¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
•RTA: La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
•La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación.
•La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc.
•La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
•La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias.
MARIA JOSE CARRILLO
ResponderEliminarNICOLT DIAZ
11-3
•a.¿Qué herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
La gestión documental es muy importante para el buen manejo de la empresa. Para ello hay que contar con herramientas de gestión documental adecuadas.
-Herramienta de gestión: Es aquel orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una organización o una empresa. Algunas de las herramientas de digitalización más utilizadas son los escáneres, que se utilizan para digitalizar los documentos en formato papel
-Herramientas de custodia: Es aquel en donde se administran la documentación ya sea física o en medios digitales.
-Herramientas de destrucción: Consiste en la eliminación de datos, muchas de las veces, de carácter confidencial que suelen generarse en las empresas.
•b.¿Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
-Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
- Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
C: ¿Qué sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
•Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
•Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
•Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
•Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
EMYLI CHARA
ResponderEliminarZULAY CHÁVES
11-3
1.¿Que herramientas y soportes utiliza para la organización y almacenamiento de sus archivos?
RTA:La gestión documental es muy importante para el buen funcionamiento de una empresa. Para ello utilizamos diversas herramientas de gestión documental, entre las que incluimos tanto el software como diferentes aplicaciones o las plataformas de web.
Hoy en día existen numerosas herramientas de gestión documental como Gureak Marketing tiene un servicio eficaz con el que abarcamos todos los campos de gestión documental.
Utilizamos diversas herramientas para la gestión documental dependiendo de la tarea a realizar, ya sea la digitalizacion de los mismos,su custodia, su organización o su destrucción; en cada proceso de gestión utilizaremos la mejor herramienta disponible para ofrecer el un mejor servició.
HERRAMIENTAS DE DIGITALIZACIÓN:Nos referimos al hecho de pasar toda la documentación que tenemos en papel u otro soporte físico a formato digital,bien sea escaneando documentos o transcribiendo la información
HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN:Se define la organización documental como el proceso orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una organización o una empresa
HERRAMIENTAS DE CUSTODIA:La custodia de documentos abarca el servicio por el que se administra la documentación ya sea física o en medios digitales.
HERRAMIENTAS DE DESTRUCCIÓN: Consiste en la eliminación de datos
Gracias a estas herramientas las empresas mejoraran día a día y les más ahorra tiempo.
2.¿Tiene algun lugar específico para la adecuada conversación de sus archivos?
RTA:Protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro,los daños y el abandono.
3.¿Que sistema de ordenamiento usa para organizar sus documentos?
RTA: El sistema de ordenamiento es ordenar es una tarea en la que se relaciónan unos documentos con otros de acuerdo a un criterio establecido previamente, que puede ser la fecha, nombre, numeros etc..;su objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.
El sistema alfabético nos permite clasificar usando la letra del alfabeto y le orden que ocupa esta.Para la utilización de este método sera necesario determinar una palabra principal u orden central que sera la que defina el criterio de ordenación por ejemplo, el primer apellido, el tema etc.