NTC – 3393 CARTA COMERCIAL:
1. CONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones
comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones
entre las empresas y sus empleados.
2. ZONAS
2.1. Zona 1. Espacio destinado
para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (Opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales,
desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el
borde superior.
2.2. Zona 2: Espacio destinado
para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono.
Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones
legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la
hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho de la hoja
2.3. Zona 3: Espacio superior
derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de
registro o de fecha de recibo del documento
3. MARGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4
cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes
entre 2 cm y 3 cm
4. PARTES DE LA CARTA
4.1. Número (referencia) La
numeración es consecutiva según lo establece el código de Comercio. Le puede
anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa en particular.
Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior (zona 1)
4.2 Fecha. Los datos del nombre
de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres
interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes
(en minúscula) y año sin separarlo con punto.
Ejemplo: Villavicencio, 15
Febrero de 2011
4.3. Datos del Destinatario. Los
datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un
funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la
jefatura responsable.
A partir de la ciudad y la fecha,
se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos
datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a
interlineación sencilla, de la siguiente forma:
4.3.1 Tratamiento o título
académico, con mayúscula inicial.
Ejemplos: Señor, Señora, Doctor,
Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista.
4.3.2. Nombre del destinatario.
Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial,
de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplos:
Señor
LUIS FERNANDO SABOGAL DIAZ
Nota: Al responder una
comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el
documento recibido.
4.3.3 Cargo. Se escribe con
mayúscula inicial
Ejemplo: Gerente General
Los nombres de cargos demasiados
extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos
restantes. No se efectúa separación silábica.
Ejemplo:
Señor
EDUARDO SUÁREZ RICO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
4.3.4 Empresa. Se anota en la
línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es
decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la
escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones
Ltda, S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por
la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula
sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.
Ejemplos:
A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por
varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben
con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en
mayúscula sostenida. Ejemplos:
SENA o Sena (Servicio Nacional de
Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
CADES o Cades (Centro
Administrativo del Secretariado Colombiano).
4.3.5. Dirección y apartado. Se
utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra
en el sobre. Se dejan, dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el
número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura
de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.
Ejemplos:
Señor
GERMAN CIFUENTES CEBALLOS
Jefe Servicios de Información
Manufacturas Restrepo Ltda.
Carrera 65 135-85
Nota: Como señala el ejemplo, los
primeros dígitos de la placa de puerta (135) corresponden a la calle; los
siguientes en este caso (85) se refieren a la distancia en metros de la esquina
a la puerta. Estos últimos se unen con guión (-)
El apartado se anota como un solo
número. En este caso no se escribe la dirección.
Ingeniero
José Miguel Cantillo Valencia
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943
4.3.6 Nombre de la ciudad. Se
identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de correspondencia local.
Ejemplo para destinatario local:
Villavicencio, 15 febrero de 2017
Doctor
GUILLERMO CARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad Externado de Colombia
Calle 57 No. 43-19
Santafé de Bogotá D.C.
Nota: D.C se escribe solamente en
los datos del destinatario, se omite en la fecha.
Ejemplo para destinatario en otra
ciudad
Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO
Gerenta de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 64-32
Santiago de Cali, Valle del Cauca
4.3.7 País. Si la carta va
dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la
ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Ejemplos:
Señor
MICHEL MAURIAC
Prèsident-Directeur General
AMSDE
26 avenue de Verdun
33089 Bordeaux-Cedex
Francia
Señor
Andrés Urresta
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador.
Nota: Cuando se utiliza sobre con
ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como el nombre del país se escriben en
mayúscula sostenida.
5. ASUNTO (LÍNEA OPCIONAL)
Constituye la síntesis del tema
de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.
Ejemplo:
Asunto: Vencimiento póliza 489637
Se puede suprimir artículos,
conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido.
Se anota contra el margen
izquierdo en estilo bloque extremo. En estil bloque, parte del centro del
escrito hacia la derecha, alineado con el número (referencia) y la fecha.
Se escribe a tres interlineas de
los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo
hay.
6. SALUDO O VOCATIVO. Para las damas se acostumbra el nombre y para
los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes
opciones:
6.1. Como saludo independiente se
escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y
a dos, cuando lo hay. Ejemplos:
Apreciado señor Botero:
Apreciado ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo señor Martínez:
6.2 Como parte inicial del texto
se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres
del asunto, si lo hay. Ejemplos:
Tenemos el gusto de saludarla,
ingeniera Lucía, y de acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor
Suárez, y le comunicamos….
Respetuosamente lo saludamos y
confirmamos…
Con nuestro cordial saludo
adjuntamos…
7. TEXTO- Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre
párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:
7.1. El texto se redacta en forma
clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera
persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, aún se
trate de un único firmante.
7.2. En lo posible se trate un
solo tema por carta
7.3. En las comunicaciones
comerciales se omiten los temas personales.
7.4. En las cartas comerciales se
utiliza tratamiento de usted.
7.5. Es importante que la carta
no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación
7.6. La presentación de
originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
7.7. Inicia de cuatro a seis
interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.
7.8. Comienza a tres interlíneas
del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
8. PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Se tiene en cuenta los
siguientes:
8.1. Se pueden utilizar hojas en
blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
8.2. La calidad, el color y el
tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
8.3. El encabezado se ubica entre
2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos
interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está
constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número
de la página contra el margen derecho.
La línea de identificación puede
contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha
abreviada o con el número (referencia); con código de dependencia si se desea;
la razón social o la sigla
Margen Izquierdo Margen Derecho
Ingeniero Luis Castañeda Londoño
2
Señora Claudia de Montoya
08-04-21 2
Doctor Carlos Alberto Sandoval
41225 2
Productor y Servicios S.A. 2
DCE-412561 2
8.4. El primer párrafo de las
páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
8.5. En caso de que se termine la
página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en
ésta y dos en la siguiente.
8.6. La última página debe
contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
9. DESPEDIDA. Expresión de cortesía que se escribe a dos
interlíneas del texto, tanto en estilo bloque extremos, como en estilo bloque.
Presenta dos alternativas:
Ejemplos de despedida breve
seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Ejemplos de despedida con frase
de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil
colaboración
Nos despedimos atentamente y
esperamos su respuesta
Muchas gracias por su amabilidad
y rápida acción.
Para nosotros es un gusto
servirle.
Nota: Utilizar una alternativa
por carta.
10. REMITENTE. El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de
la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en
mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, El cargo se anota en la línea
siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. Si se utiliza estilo bloque
extremo, éstas líneas parten del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro
del escrito hacia la derecha.
El funcionario responsable firma
encima del nombre mecanografiado.
Ejemplo:
LUIS EDUARDO ROJAS MORENO
Jefe de Mercadeo
Rodrigo Pérez Ortiz
Jefe de Ventas
En el caso de dos firmantes sus
datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más de dos
firmantes, si el número es impar, el último se centra.
11. LÍNEAS ESPECIALES.
11.1. Anexos o anexos. Si se
requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas del
firmante, se anota la palabra anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos
espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas
o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (10 Hojas)
Anexo: tres (dos disquete y un
cheque)
Anexo: tres (nueve hojas)
11.2. Copia: A dos renglones del
firmante o de la línea de anexos (si lo hay), contra el margen izquierdo, se
escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos.
A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto) se
relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero
si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza
interlineación sencilla.
Ejemplo en línea separada cada
uno:
Copia: Señor Juan de la Cruz
Gómez Díaz, Gerente BAVARIA S.A.
Señor Carlos Arturo Buendía
Torres, Gerente Nacional de Tornillos S.A.
Doctor Gustavo Salazar Carrillo
Murcia, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, POSTOBON S.A.
Ejemplos en líneas seguidas:
Copia: Señores Luis Federico Barreto,
Director Técnico; Jairo Alberto Peña Cano, Director de Talento Humano; César Cortez
Gómez, Jefe de Producción.
Las copias fijas para el archivo
y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa.
11.3. Identificación del transcriptor.
A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre
con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de
transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de
nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplos:
María B.
Diego S.
Nota: Si la persona que firma es
la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del
transcriptor.
Cuando la persona que redacta es
diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo,
en la copia para el consecutivo de correspondencia.
12. ASPECTOS GENERALES.
12.1. Uso de mayúscula y
minúsculas
12.1.1. Las palabras escritas con
mayúscula sostenidas no se dividen.
12.1.2. Es conveniente tildar las
vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran.
12.1.3. Se utiliza mayúscula
sostenida para resultar algún dato. No se debe exagerar su uso
12.1.4. En español, se escriben
con minúscula los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del
año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.
12.1.5. Se escriben con mayúscula
inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y
dependencias.
Se debe distinguir el nombre
propio del término genérico.
Ejemplo
NOMBRE PROPIO
NOMBRE GENÉRICO
Banco de la República
Gracias a su banco nuestra
empresa….
Gerente General
Habrá reunión de gerentes….
Departamento de Compras
Se le cargará a dicho
departamento…
13. DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES
Los títulos y cargos
correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo
establece la Real Academia de la Lengua.
CARGOS Y TITULOS
Alcaldesa, Abogada, Asistenta,
Administradora de Negocios, Consulesa, Administradora de Empresas, Decana,
Arquitecta, Gerenta, Bacterióloga, Gobernadora, Bióloga Marina, Jueza,
Comunicadora Social, Jefa, Contadora Pública, Ministra, Geóloga, Presidenta,
Física Nuclear, Rectora, Ingeniera, Revisora Fiscal, Médica, Secretaria
General, Microbióloga, Subgerenta, Odontóloga, Vicepresidenta, Sicóloga,
Vicerrectora, Trabajadora Social.
Nota: Los cargos y títulos deben
llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre propio o término
genérico.
Ejemplo:
Alejandro Vargas, Ingeniero
Vendrá el ingeniero Alejandro
Vargas.
14. CARTA DE UN SOLO PARRAFO
Para la estética y armónica
distribución en carga de un párrafo, es posible sobrepasar los límites de las
medidas convencionales, de la siguiente manera:
Se pueden dejar tres interlíneas
entre el margen superior y el número; otras tres entre el número y la fecha.
El máximo de seis interlíneas
para iniciar los datos del destinatario.
El párrafo se escribe a
interlineación de uno y medio a dos entre renglones y el doble de lo elegido
para la despedida.
Las líneas especiales se pueden
separar con tres interlíneas.
Nota: No se cambia la
interlineación sencilla para los datos del destinatario ni del firmante.
14.1. VISTO BUENO
Para las cartas que requieren
visto bueno, se tiene en cuenta lo siguiente:
En distribución vertical se ubica
contra el margen izquierdo, de cuatro a seis interlineas del cargo del
firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del
nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula
inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una
interlineación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con la primera
letra del nombre.
Ejemplo:
Vo. Bo. Pedro Lozano Bernal
Jefe División Recursos Humanos
Nota: El Vo. Bo. Se puede distribuir
en pareja con el firmante.
15. ESTILOS. Orden en la distribución de las diferentes líneas que
conforman la carta.
15.1. Bloque Extremo: Todas las
líneas parten del margen izquierdo
15.2. Bloque: Las líneas de
número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho.
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